Vorgehen für eine effiziente Problemlösung
Es gibt leider keine allgemeine Herangehensweise, wie ein Problem gelöst werden kann, da Probleme in der Regel individuell zu betrachten sind. Eine gründliche Problemanalyse ist jedoch ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Lösung. Hierbei kann ein Canvas Unterstützung bieten das Problem und seine Ursachen zu analysieren und Lösungsansätze zu identifizieren. Die Durchführung einer solchen Analyse in einem Workshop bietet den Vorteil, das gesamte Team in den Prozess einzubeziehen. Dies fördert nicht nur den kreativen Austausch von Ideen, sondern ermöglicht auch eine breitere Perspektive und diverse Ansätze zur Lösungsfindung.
Im Folgenden werden die Canvas Schritte eins bis vier beschrieben:
1. Fokus setzen
Ein entscheidender erster Schritt bei der Problemlösung ist die Priorisierung von Themen in Bezug auf ihre Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dies kann im Voraus erfolgen oder gemeinsam mit den Workshop-Teilnehmenden durchgeführt werden. Dazu die Matrix aus Schritt eins auf eine Metaplanwand bringen und alle Themen mit Haftnotizen sammeln und sortieren.
Zusätzlich bietet dieser Schritt die Möglichkeit, neue und verwandte Ideen und Themen zu sammeln.
2. Den Dingen auf den Grund gehen
Nach einer erfolgreichen Priorisierung, wird die aktuelle Situation genauer betrachtet. Dazu bietet sich die Arbeit in Kleingruppen an. Zu dritt oder viert kommen alle zu Wort und können die Beobachtungen und Gedanken aus ihrer Perspektive teilen. Der Canvas leitet mit seinen Fragen durch die Punkte:
Beobachtungen
Effekt
Bedarf (Lösungsraum öffnen)
Auswirkung, wenn dieser Bedarf adressiert wird
3. Im Blick behalten
Es ist essenziell bei den zu behandelnden Themen Verantwortlichkeiten sowie Abhängigkeiten inklusive ihrer Grenzen zu identifizieren. Die sogenannten „Circles of Influence“ können vielseitig eingesetzt werden und helfen den Mitarbeitenden zu verstehen, welche Bereiche sie beeinflussen können und was außerhalb ihrer Reichweite liegt. Dabei sind folgende Überlegungen entscheidend:
Wie hoch ist meine Wirksamkeit bei diesem Thema?
Welche Gruppen haben Einfluss auf das Geschehen und können oder müssen, hinsichtlich einer Lösungsorientierung, involviert werden?
Was sind ggfs. Bedingungen, die ich oder die wir im Projektteam hinnehmen müssen, da sie außerhalb unserer Reichweite liegen (bspw. gesetzliche Vorgaben oder Prozesse, die einzuhalten sind).
4. SMART weiter
Last but not least: Der Workshop soll zielführend abgeschlossen werden! Nun gilt es nach erfolgreicher Themenidentifizierung, Analyse möglicher Bedarfe und Auswirkungen sowie Klärung von Verantwortlichkeiten verbindlich die nächsten Schritte festzuhalten.
Hier ist zu klären: Wer macht was, mit wem bis wann?
Zur Konkretisierung der nächsten Schritte helfen die „SMART-Kriterien“:
Spezifisch
Messbar
Attraktiv / Akzeptiert
Realistisch
Terminiert
Die Problemanalyse kann sowohl in Präsenz als auch remote durchgeführt werden. Der Ablauf bleibt derselbe. Im digitalen Raum stehen Tools, z.B. Miro oder Conceptboard, zur Verfügung, die die Problemanalyse unterstützen können.
Die Durchführung der Problemanalyse mithilfe des Canvas kann hilfreiche Impulse liefern. Im Vorfeld des Workshops empfiehlt es sich, eine geeignete Moderation festzulegen. Es kann auch sinnvoll oder notwendig sein die Moderationsrolle extern zu vergeben, wenn bspw. alle Teilnehmenden inhaltlich mitarbeiten sollen oder es wichtig ist eine neutrale Person einzubinden, welche den Fokus im Blick behält.
Bei Bedarf oder Fragen sind wir gerne für Sie da.
Noch ein paar Hinweise
Nachbereitung
Legen Sie bereits vor dem Workshop fest, wer die Ergebnisse und Entscheidungen festhält. Teilen Sie diese im Team und vereinbaren Sie zeitnah Folgetermine. So kann die Weiterentwicklung sichergestellt werden.
Räumlichkeiten
Sie wollen Ihren Workshop in Präsenz durchführen und suchen nach geeigneten Räumlichkeiten? Nutzen Sie das D4 basecamp für Ihren Workshop. Melden Sie sich dafür gerne bei unserem D4 Host Tabea Buerke.
Sie wollen den Canvas nutzen?
Schicken Sie uns eine Nachricht und wir senden Ihnen die Vorlage mit den Erläuterungen gerne zu.
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