Case study Team-Tag: do-projects Office Day

Beitrag vom do-projects Team:

"Alles begann mit einer Idee. Seit der Gründung der do-projects 2018 ist unser Team kontinuierlich gewachsen. In unserer Arbeitswelt, die größtenteils remote bzw. bei unterschiedlichsten Kunden stattfindet, wollten wir einmal im Quartal persönlich zusammenkommen, um Inhalte zu besprechen und Ideen zu entwickeln.

Heute können wir sagen ‚der Titel ist geblieben‘ aber das Konzept dahinter haben wir kontinuierlich weiterentwickelt und an unsere Anforderungen angepasst. Während Corona wurde der Termin teilweise auf zwei bis vier Stunden gekürzt und zusätzlich abends in Extra-Terminen zu online Team-Events eingeladen.

Mit der Fertigstellung unseres Herzstücks in Burgwedel haben wir seit Juli 2022 einen festen Ort für unsere Treffen. Seitdem haben wir den Ablauf des Office Days weiter angepasst,

weg von einem stark moderierten, durchstrukturierten Tag
hin zu einem offenen Format, bei dem alle eingeladen sind ihre Themen einzubringen und diese weiter zu entwickeln.

Das Besondere

Wir sind ein Team - und doch hat jede Person ihre ganz individuellen Stärken, die sie einbringt. In unseren Office Days thematisieren wir unter anderem

wichtige interne Entwicklungen,
Lessons Learned,
teilen Wissensbeiträge und
nutzen einen Teil des Tages aktiv für die Weiterentwicklung fachbezogener Themen.

Beim letzten Office Day bspw. hielt ein Kollege einen Impulsvortrag zum Thema "KI und Chat GPT" und während der Lessons Learned haben wir darüber diskutiert, welche Relevanz ein Plan B im Projekt haben kann.

Wichtig für solch offenen Austausch, das Eintauchen in Impulse und die Diskussionen zum möglichen Transfer in das eigenen Arbeitsumfeld ist eine positive und offene Atmosphäre. Wir sind thematisch unterschiedlich für unsere Kunden unterwegs, doch bestimmte Abfolgen, Anforderungen und Herausforderungen ähnlich sich, sodass wir vielschichtig voneinander lernen.

Bild: Beispiel-Agenda eines Office Days (Teamtag)

Schlanker Organisationsaufwand und geteilte Verantwortung

Anfangs gab es ein Orga-Team, welches für die Planung, Moderation und Dokumentation zuständig war. Darunter fielen:

Themen einholen und sicherstellen, dass alle vorbereitet sind
Agenda festlegen und den Tag durchmoderieren
parallel Fotos und Texte für den internen Newsletter verlassen
Dokumentation zusammenführen

Mittlerweile erfolgt die Organisation über eine vorbereitete Sharepointseite im Intranet, auf welcher sich alle in eine Liste eintragen:

Thema, welches ich mitbringe und wie viel Zeit benötige ich?
Welche Rolle übernehme ich an diesem Teamtag? (Aufbau, Umbau, Abbau, Reporter, Fotograf, etc.)
Wunsch fürs Mittagessen

Wir nutzen die Seite nicht nur für die Vorbereitung des Office Days sondern auch im Anschluss für die abschließende Dokumentation: Agenda, kurze Zusammenfassung (Reporterrolle), Dokumentation der Arbeitsergebnisse und Präsentationen, sowie Fotos. So ist der Aufwand auf viele Schultern verteilt und alle können den Tag genießen.

Hier als Bsp. die Ansicht der Seite zur Vorbereitung des Teamtags und wie sie evtl. danach aussehen kann. Dabei ist uns wichtig, dass alle einen kleinen Teil der Verantwortung übernehmen und der Aufbau der Seite schafft genau das: Alle sind für ihre eigenen Themen verantwortlich, bereiten diese vor und laden sie hoch, um sie zu Verfügung zu stellen. Außerdem übernehmen alle einen Part an diesem Tag

Sie haben Fragen hierzu? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

D4 Möglichkeiten

Stuhlkreis, Schulungsaufbau, Kleingruppenarbeit, World Café, Metaplanwand, Flipchart oder Videobildschirm. Das D4 basecamp bietet viele Optionen und wir können festhalten, dass es so auch zum Einsatz kommt. Gilt es beispielsweise in Kleingruppen Ideen und Perspektiven zu einem bestimmten Thema weiterzuentwickeln, können für die Darstellung komplexer Sachverhalte Materialien in allen Formen, Farben und Größen genutzt werden. So kommen strategisch denkende und arbeitende Teammitglieder genauso auf ihre Kosten, wie diejenigen, die viel kreativen Freiraum benötigen.

Workshop, Café, Lounge

Und was kann das Camp-Café eigentlich? Zunächst steht dort eine fantastische Kaffeemaschine, die quasi alles kann und keinen Kaffeewunsch offen lässt. Jede:r weiß, wie sinnstiftend guter Kaffee während eines Workshops sein kann. Außerdem verwandeln wir das Camp Café in Anschluss an unseren Team-Tag in einen Ort für unvergessliche Abende: wir haben wir bereits gemeinsam gesund gekocht, unseren Glühwein für die anschließende Weihnachtsfeier erwärmt, Sommerfeste gefeiert und Spieleabende veranstaltet.

Am Ende sind diese Tage unglaublich wertvoll, weil man sich etwas besser kennen gelernt hat, neue Mitarbeitende aufgenommen und gemeinsame Erlebnisse und Vertrauen geschaffen hat.

Unser Fazit: wir möchten unsere Office Days (Teamtage) nicht missen."

Sie suchen nach einem Ort und Unterstützung für Ihr Teammeeting?

Buchen Sie das D4 basecamp. Ihnen steht das gesamte Erdgeschoss (110 sqm) zur Verfügung und Sie können sich mit Ihrem Team frei entfalten und bewegen:

flexibler Workshopbereich für max. 20 Personen
Camp-Café mit Loungeecke und leckeren Kaffee- und Teespezialitäten
separater Besprechungsraum als Rückzugsort für klein Gesprächsrunden oder Paralleltermine

Unsere Consultants unterstützen Sie gerne bei der Konzeption und Moderation Ihrer Workshops.