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Tipps für die Gestaltung wirkungsvoller und effektiver Workshops

Aktualisiert: 30. Aug. 2023


Kniffe für gute Workshops


An welchem Workshop haben Sie zuletzt teilgenommen? Waren Sie und die anderen TeilnehmerInnen produktiv? Wie war die Arbeitsatmosphäre?


Wenn es darum geht, gemeinsam Ziele zu erreichen oder Lösungen zu Themen zu finden, machen gut konzipierte Workshops den Unterschied. Lassen Sie uns Ihnen einige einfache Kniffe vorstellen, die Ihrem Workshop die Struktur verleihen, die er braucht, um

  • alle Teilnehmenden gut abzuholen und einzubinden,

  • eine produktive Atmosphäre zu fördern,

  • die Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit zu schaffen.

  • die nötige Klarheit und Impulsenergie aufzubauen für ein anschließendes Angehen der Themen nach dem Workshop.


Übersicht Workshopplanung


Vorbereitung

Bevor Sie eintauchen, ist eine gründliche Vorbereitung wichtig. Klären Sie die Ziele des Workshops, den Umfang der zu diskutierenden Themen, den relevanten Teilnehmendenkreis sowie den Grad der Gestaltungsfreiheit:

  • Welche Befugnisse haben Sie, hat der Teilnehmerkreis?

  • Dürfen alle Themen angesprochen und bearbeitet werden?

  • Sind Sie frei in der Gestaltung?

  • Ist der Workshop ergebnisoffen oder ist ein Zielkorridor vorgegeben?

  • Mit welchem Fokus gehen Sie in den Workshop?

Wenn Sie diese Details kennen, können Sie den richtigen Fokus für Ihren Workshop setzen.


Check-In

Ein guter Workshop startet mit einem Check-in. Egal, ob Sie eine erfahrene Gruppe sind oder sich gerade erst kennenlernen, dieser Einstieg ist wichtig. Ermutigen Sie die Teilnehmenden, über ihren aktuellen Gemütszustand nachzudenken und mitzuteilen, was ihre Aufmerksamkeit hat, welche Wünsche und Befürchtungen sie haben. Dies fördert ein Gefühl der Verbundenheit und des miteinander Lernens.

Die Gruppe ist noch nicht vertraut miteinander, könnte ein leichter Check-In beispielsweise so lauten:

  • Welchen Film oder welches Buch würdest Du/ würden Sie gerne noch einmal zum ersten Mal sehen/ lesen?

Es ist eine einfache Frage, die dabei hilft, sich näher kennen zu lernen und Vertrauen durch das Teilen persönlicher Aspekte und Geschichten zu schaffen. Es gibt auch Webseiten mit einer Vielzahl an Check-In und -Out Fragen. Sehr zu empfehlen, wenn man mal keine Frage parat hat: http://www.tscheck.in/😉


Holen Sie das Thema in den Raum

Worum geht es Ihnen im heutigen Workshop? Geben Sie dem Thema Raum, beispielsweise auf einer Metaplanwand. Wo steht die Gruppe bei diesem Thema (IST-Analyse)? Welche Herausforderungen oder blinde Flecken sind da und wollen/ sollen besprochen werden? Worauf wollen Sie und will die Gruppe heute den Fokus legen? Es kann passieren, dass Sie wichtige Themen besprechen und planen wollen, aber ein dringendes Thema bei den Teilnehmenden oben aufliegt. Damit es nicht zu einem brodelnden Kessel wird, kann es sinnvoll sein diesem dringenden Thema erst Raum zu geben und es zu klären.


Sammeln Sie gemeinsam Gedanken, Ideen und Spannungen

Beleuchten Sie das Thema gesamtheitlich, indem Sie die Teilnehmenden mit ihren vielseitigen Perspektiven einladen, ihre Gedanken, Ideen, Bedenken und Erfahrungen zu teilen. Sammeln Sie diese auf Metaplantafeln oder Whiteboards. So haben Sie einen Überblick und kleinere Arbeitsgruppen können später tiefer in die Thematik eintauchen.


Fokussierte Arbeit und Austausch in kleinen Gruppen

Um die Gruppe zu durchmischen und eine Vielzahl von Perspektiven in den Bearbeitungs- und Entscheidungsprozess beim Workshop mit einfließen zu lassen, bietet sich die „1-2-4-All“ Methodik an. Einigen Sie sich auf eine konkrete Fragestellung (Arbeitsauftrag).


  1. Im ersten Schritt (2 Minuten) sammeln alle Teilnehmenden Ihre Gedanken zu der Frage in Einzelarbeit.

  2. Im Anschluss erfolgt der Austausch mit einer weiteren Person für 5 Minuten. Eine Person übernimmt die Sprecherrolle für die nächste Runde.

  3. Nun sitzen 4 Teilnehmende für 5 Minuten zusammen. Zwei Personen haben eine Sprecherrolle und die anderen beiden hören aufmerksam zu und protokollieren etwaige weitere Punkte und Ideen. So wird der Austausch angeregt und eine Diskussion und Verdichtung der Punkte erfolgt in kleiner Runde. Je nach Gruppengröße kann dieser Schritt wiederholt werden.


Ergebnisernte - ein Big Picture für alle

Die Ergebnisernte umfasst den letzten Schritt der „1-2-4-All“ Methodik. Das "All" steht für die anschließende Zusammenkunft aller Teilnehmenden im Plenum. Hier teilen die Sprecher der einzelnen Gruppe die Erkenntnisse aus den vorhergegangen Diskussionsrunden, knapp formuliert auf Moderationskarten. So fließen alle Perspektiven und Meinungen der Teilnehmenden mit ein und es entsteht ein umfassender Blick auf alle relevanten Punkte. Plant hier ausreichend Zeit ein, auch für Rückfragen und Feedback.


Mit der Gesamtsicht der Themen auf den Moderationskarten können Sie im Nachgang weiterarbeiten:

  • Clustern Sie die Sammlung und finden Sie übergeordnete beschreibende Begriffe.

  • Formulieren Sie gemeinsam Arbeitsaufträge für die einzelnen Themen.

  • Die Bearbeitung der Arbeitsaufträge kann dann wieder in Kleingruppen im späteren Verlauf des Workshops oder danach erfolgen.


SMART geht es weiter

Nutzen Sie die entstandene Energie im Workshop und klären Sie verbindlich, wie es weiter gehen soll.

  • WER macht WAS bis WANN und wie geht es weiter?

  • Gründet sich eine Arbeitsgruppe, um ein Thema mitzunehmen und umzusetzen?

Halten Sie die gemeinsam getroffenen Entscheidungen fest. Klären Sie Themen, wie die Ressourcen und Verantwortung, sofern die entsprechenden Rollen am Workshop teilnehmen. Andernfalls ist das ein Aufgabe, die einer der Teilnehmenden mitnehmen sollte.


Nachbereitung

Teilen Sie die Ergebnisse & Entscheidungen im Nachgang in einem Protokoll oder bspw. auf Ihrer Intranetseite und vereinbaren Sie Folgetermine, um die Umsetzung und Weiterentwicklung sicherzustellen.



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Noch ein paar weitere Hinweise


Pausen

Denken Sie daran, während Ihres Workshops regelmäßige Pausen einzuplanen. Diese sind für die Teilnehmenden wichtig um, neue Energie zu tanken und im Austausch mit anderen Inspiration zu finden. Sie können auch den Außenbereich nutzen, um etwas Bewegung und einen Tapetenwechsel reinzubringen, bspw. ein Spaziergang in der Natur oder auf dem Gelände unter dem Motto "walk & talk".


Übung macht den Meister

Wenn Sie mehr Erfahrung gesammelt haben, wagen Sie sich gerne auch an neue Formate und Methoden, um Ihre Workshops abwechslungsreich zu gestalten. Je nach Gruppengröße und Schwerpunkt bietet sich eventuell ein World Café, Open Space, Barcamp, Zukunftskonferenz oder eine Prozessvisualisierung an.


Klarheit schafft Fokus

Setzen Sie für die Gruppenarbeit einen klaren Rahmen bzw. geben Sie den Teilnehmenden eine klare Fragestellung. Das fokussiert und eröffnet zugleich die Diskussion in den kleinen Gruppen. Zu Beginn des Workshops können Sie auf einen Themenspeicher (Flipchart) hinweisen, wo alle anderen Fragen, die im Workshop nicht fokussiert werden, ihren Platz finden, sowie nicht vergessen und im Nachgang besprochen werden können.


Im Blick behalten

Drucken Sie sich die Checkliste aus und nutzen Sie sie als Planungsgrundlage oder hängen Sie sie gut sichtbar auf - im Büro oder Home Office.

Wenn Sie Unterstützung benötigen oder vor einer komplexen Situation stehen, kann es hilfreich sein, die Rolle der Moderation oder Konzeption extern zu vergeben. Unser Team berät Sie gern und findet gemeinsam mit Ihnen eine Lösung.


D4-basecamp_Workshopcheckliste
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