Ein Lessons Learned Workshop bietet die Möglichkeit, gemeinsam als Team Erfolge, Herausforderungen und zukünftige Verbesserungen zu reflektieren. Dabei gibt es verschiedene bewährte Lessons Learned Workshop Methoden, die eingesetzt werden können, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. In diesem Leitfaden wird gezeigt, wie man einen Workshop Lessons Learned strukturiert und welche Methoden sich besonders gut dafür eignen.
1. Check-In & Begrüßung (15 Minuten)
Jeder Lessons Learned Workshop beginnt mit einem Check-In, um die Teilnehmenden auf den Workshop einzustimmen. Eine einfache Methode ist eine Blitzrunde, bei der jede:r Teilnehmende ein Wort nennt, das das vergangene Jahr oder Projekt am besten beschreibt. Dies sorgt für einen lockeren Einstieg und gibt allen die Gelegenheit, sich kurz zu äußern.
Anschließend wird der Ablauf des Workshops erklärt, die Ziele des Lessons Learned Workshops vorgestellt und die Struktur erläutert.
2. Lessons Learned Workshop Methoden (60 Minuten)
Im Kern des Workshops stehen die verschiedenen Lessons Learned Workshop Methoden, die je nach Ziel und Gruppengröße variieren können. Hier sind einige bewährte Ansätze:
Start-Stop-Continue: Diese Methode ist ideal, um zu reflektieren, was im vergangenen Jahr oder Projekt gut funktioniert hat (Continue), was neu gestartet werden sollte (Start) und was gestoppt werden sollte (Stop). Diese Methode fördert klar strukturiertes Feedback und führt schnell zu umsetzbaren Erkenntnissen.
Timeline Review: Die Gruppe erstellt eine Zeitleiste des Projekts oder Jahres und markiert wichtige Meilensteine, Herausforderungen und Erfolge. Diese visuelle Methode gibt einen klaren Überblick über den gesamten Verlauf und hilft, Erfolge und kritische Momente zu identifizieren.
World Café: Bei dieser Methode wechseln die Teilnehmenden in kleinen Gruppen von Tisch zu Tisch, um verschiedene Themen zu diskutieren. Diese Methode fördert den Austausch und schafft neue Perspektiven auf das Erlebte.
Retrospective 4Ls (Liked, Learned, Lacked, Longed for): Hierbei reflektieren die Teilnehmenden, was ihnen gefallen hat (Liked), was sie gelernt haben (Learned), was gefehlt hat (Lacked) und worauf sie gehofft haben (Longed for). Diese Methode eignet sich besonders für tiefere Reflexionen.
Open Space Technology: Hierbei werden offene Fragen oder Themen gesammelt, die dann in kleineren Gruppen selbstorganisiert bearbeitet werden. Diese Methode fördert Kreativität und Eigenverantwortung, da die Teilnehmenden selbst entscheiden, welche Themen sie diskutieren möchten.
3. Festlegen der nächsten Schritte (30 Minuten)
Nach der Durchführung der Lessons Learned Methode werden die Ergebnisse ausgewertet. Eine bewährte Methode zur Priorisierung der Themen ist Dot-Voting. Hierbei können die Teilnehmenden Punkte an die für sie wichtigsten Erkenntnisse vergeben. Diese Punkte helfen, die bedeutendsten Themen zu identifizieren, die dann in konkrete Maßnahmen oder Action Items umgewandelt werden.
Sobald die Prioritäten festgelegt sind, werden Verantwortlichkeiten verteilt und Deadlines gesetzt. Diese Schritte sorgen dafür, dass die im Workshop gewonnenen Erkenntnisse auch tatsächlich umgesetzt werden.
4. Check-Out (15 Minuten)
Zum Abschluss des Lessons Learned Workshops gibt jede:r Teilnehmende ein kurzes Feedback, z. B. „Was nehme ich aus dem Workshop mit?“. Dies hilft, den Workshop positiv abzuschließen und sorgt für einen reflektierten Ausklang.
Fazit
Ein gut strukturierter Lessons Learned Workshop hilft Teams, aus der Vergangenheit zu lernen und zukünftige Projekte erfolgreicher zu gestalten. Mit Methoden wie Start-Stop-Continue, Timeline Review, World Café, Retrospective 4Ls oder Open Space Technology lassen sich wertvolle Erkenntnisse sammeln, die als Grundlage für Verbesserungen dienen. Entscheidend ist, dass die Ergebnisse priorisiert und klare Maßnahmen für die Umsetzung festgelegt werden, um die gewonnenen Learnings auch langfristig zu nutzen.
Wenn du einen Workshop Lessons Learned planst, sind diese Methoden bewährte Ansätze, um deine Ziele effektiv zu erreichen.