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Die Entwicklung einer guten Workshopagenda

Aktualisiert: 27. Mai

Der Agendaaufbau


Die Agenda ist Dreh- und Angelpunkt unseres Workshops. Sie ist zeitgleich Leitfaden und gemeinsamer Start- und Endpunkt.  Eine Agenda hat diverse Eckpunkte, die sich stetig als Grundlage in jede zu entwickelnde Workshopzeitplanung mitnehmen lassen.


Dazu gehören:

✴️ Angepasste Zeitfenster

✴️ Pausenplanung

✴️ Pufferzeiten

✴️ Check-In/Check-Out

 

Es kann sein, dass die Agenda bereits vor der Vertiefung weiterer Workshopinhalte geplant wird. Als erste Ideengebung könnte eine Beispielagenda wie folgt aussehen:


Workshopagenda-Workshop-Agenda-Vorlage-Beispiel
Vorlage einer Workshopagenda

Kriterien der Zeitsetzung für die Workshopagenda


Nachdem nun ein Grundkonzept der Agenda steht, muss dieses präzisiert werden. Dazu ist es wichtig, dass Sie ein Gefühl für Ihre Workshopteilnehmenden und Ihr Workshopziel entwickeln. Ein gemeinsamer Start um 9 Uhr hat sich für viele Workshopformate bewährt.

Grundsätzlich sind Zeitslots von 45-60 Minuten zu empfehlen, in welchen gearbeitet wird. Dies ist ein Abschnitt, in dem produktives Denken möglich ist und die Ergebnisqualität als hoch bewertet wird. Längere Zeiträume können bei größeren Themen sinnvoll sein, führen aber auch schnell zu einer Stagnation in der inhaltlichen Entwicklung. Kürzere Zeiträume ermöglichen wenig inhaltliche Tiefe und sind eher für ein kurzes Recap geeignet.

Auch die Länge von Pausen kann ein entscheidendes Kriterium sein. Pausen bieten Raum für ungefilterten Austausch und sollten dafür zwischen den einzelnen Themenpunkten immer wieder eingebaut werden. Dafür reichen schon geplante 15 min Kaffeepause am Vor- und Nachmittag, sowie eine längere Mittagspause, damit alle Teilnehmenden einmal zur Ruhe kommen und Zeit haben sich auszutauschen.

Weiterhin sollte die planende Person genügend Pufferzeiten einbauen, um bei Bedarf die Chance für z. B. kurze Extrapausen zu haben und die Möglichkeit inhaltliche Themenbereiche ohne Zeitdruck zu Ende führen zu können.


Themenparkplatz, Check-In und Co.


Wie platziert man eigentlich eine Agenda richtig? Neben dem vorherigen Versand per E-Mail sollte die Agenda auch physisch zu einem Onsite-Workshop mitgebracht werden, um sie optisch präsent zu haben. Es bieten sich hier z. B. große Post-It's an, die für alle sichtbar im Raum platziert werden. So ist die Flexibilität für spontane Änderungen oder anzupassende Zeiten gegeben.

Und so startet dann auch im Workshop die Arbeit mit der Agenda. Sie ist zu Beginn eines Workshoptages der perfekte Startpunkt. So können in einem gemeinsamen Beginn Intentionen, Erwartungen und Befürchtungen für den Tag angesprochen werden und finden hier ihren Raum. Auch ein "Themenparkplatz" stellt sicher Themen zurückzustellen, die gerade nicht den Hauptfokus haben, aber in anderem Rahmen oder in spontan entstandenen Leerzeiten der Agenda bearbeitet werden könnten.

Auch zum Ende eines Tages bietet die Agenda wiederholt einen guten Fixpunkt, um auf den Tag zu schauen und Fragen zu den nächsten Schritten zu klären. Wer macht was mit wem bis wann? Diese Frage ist vor dem Check-Out zu klären, um den Tag konstruktiv abzuschließen und Ergebnisse mitnehmen zu können.


Workshopagenda-Vorlage-Beispiel-visuell
Workshopagenda mit Post-Its

Beispielagenda mit Post-its


Zielgruppen und ihre Agendaeigenschaften


Stellt sich noch die Frage: Gibt es Unterschiede in der Erarbeitung der Agenda bei unterschiedlichen Zielgruppen? Die Frage ist ziemlich sicher mit "Ja" zu beantworten. Jede Agenda muss zum Tagesziel und Klientel passen. In der Entwicklung sollte neben den klaren Kriterien auch mit "weichen" Faktoren, also dem richtigen Gefühl in Aufbau und der Formulierung der Agendapunkte gearbeitet werden.

So ist die inhaltliche Darstellung der Agenda bei einem Teamevent deutlich offener, als bei einem Workshop, welcher das Ziel einer Prozessbeschreibung verfolgt.



Workshopagenda-Details-Beispiel-Vorlage
Detaillierte Workshopagenda

Agenda A: hoher Detailgrad


Workshopagenda-Beispiel-Vorlage-offen
Offen formulierte Workshopagenda

Agenda B: offene Formulierung


Finally…..


…..möchten wir hier einige Empfehlungen für Ihre Agenda-Gestaltung zusammenfassen. Die Aufzählung der wichtigsten Startpunkte der Agenda-Entwicklung ist sicher nicht abschließend, aber ein umfangreicher Ansatz, um Ihre Workshopagenda in der Vorbereitung nachvollziehbar und lebendig zu gestalten

 

✅ optisch ansprechende Aufbereitung

✅ Zeitfenster definieren

✅ Klientel beachten

✅ Pausen sinnvoll platzieren

✅ Einstieg und Ergebnissicherung Raum geben

 

Sie haben Fragen zum Thema? Nehmen Sie gerne Kontakt auf und nutzen neben unseren räumlichen Ressourcen auch unsere Erfahrung in der Workshopkonzeption und -durchführung.

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